Piano di risposta alla segnalazione

Quando segnali una (sospetta) violazione, riceverai una conferma di ricezione. Un riepilogo e una proposta di gestione vengono inviati all'Integrity Committee dal Director Compliance.

Ciò avviene solitamente entro due settimane dalla ricezione del rapporto. L'Integrity Committee valuterà il caso e deciderà se archiviarlo o avviare un'indagine. Questa decisione verrà comunicata al segnalatore. Se si decide che il caso verrà indagato, il caso viene assegnato a un investigatore. L'investigatore esegue una valutazione iniziale della credibilità, del contesto e della (potenziale) serietà del rapporto.

Se si ritiene necessaria un'indagine, il Comitato per l'integrità formerà un team di indagine. L'indagine è sempre richiesta quando la segnalazione:

- contiene presunte violazioni dell'FCPA o di altre leggi anticorruzione applicabili;
- contiene presunte violazioni delle leggi antitrust;
- coinvolge il top management di PACCAR EU; e/o
- potrebbe altrimenti avere un impatto reputazionale da importante a massiccio su DAF/PACCAR (di seguito la Società).

Il team di indagine deve essere indipendente e pertanto non deve comprendere un collega diretto, un subordinato o il supervisore del sospettato o del segnalatore.

Il team di indagine fornirà al Comitato per l'integrità informazioni preliminari sulla pianificazione dell'indagine. Il ruolo principale del team di indagine è raccogliere le informazioni e la documentazione relative alla segnalazione (accertamento dei fatti). Spetta al Comitato per l'integrità formulare un parere in merito al fatto che la presunta violazione si sia verificata.

Dopo aver costituito il team di indagine, lo scopo e l'ambito dell'indagine devono essere definiti nel piano di indagine, idealmente entro una settimana. A questo punto, e dopo aver valutato la credibilità e il contesto in cui viene fatta una segnalazione, il Team investigativo può consigliare all'Integrity Committee di archiviare una segnalazione (ad esempio a causa di poche o nessuna prova a sostegno della presunta violazione). In tal caso, il Team investigativo documenterà e archivierà tale parere. La decisione dell'Integrity Committee sarà comprovata nella comunicazione al segnalatore.

Dopo aver pianificato l'indagine, i seguenti passaggi devono essere completati il prima possibile:
- Raccolta delle prove
- Conduzione delle interviste
- Esecuzione e verifica delle analisi
- Segnalazione dello stato intermedio al Comitato per l'integrità

L'indagine deve essere svolta entro 2 mesi dalla ricezione della segnalazione. In circostanze specifiche, il Comitato per l'integrità può estendere il periodo di indagine, che verrà comunicato al segnalante.

I risultati e le osservazioni devono essere opportunamente documentati. E un rapporto finale deve essere fornito dal team di indagine al comitato per l'integrità. Il comitato per l'integrità deve limitare la distribuzione e la presentazione del rapporto finale in base alla necessità di conoscenza solo al personale autorizzato.

Un riepilogo dei risultati o il risultato finale sarà fornito al segnalante dal comitato per l'integrità.
A seconda dei risultati dell'indagine, il comitato per l'integrità consiglierà la dirigenza di linea pertinente in caso di sospetta violazione correlata alla conformità o in caso di qualsiasi altro tipo di sospetta condotta scorretta, sul corso di azione appropriato come, ma non limitato a:

i. Dichiarare la segnalazione inammissibile / non adottare ulteriori misure.
ii. Adottare misure disciplinari, ad esempio, avvertimento scritto, formazione obbligatoria, sospensione, riduzione della retribuzione, declassamento o risoluzione del rapporto di lavoro per i dipendenti coinvolti.
Ogni azione disciplinare di questo tipo rifletterà correttamente la gravità della condotta scorretta.
iii. Elaborare misure aggiuntive, quali formazione, rafforzamento dei controlli interni, creazione di politiche aggiuntive o altre misure volte a promuovere una cultura di integrità e conformità.