Politica di segnalazione degli informatori

Tutte le persone che hanno un contratto di lavoro con DAF (o lo hanno avuto in passato) e tutte le persone che svolgono (o hanno svolto) lavoro per DAF Anche gli stakeholder esterni di DAF, come fornitori, candidati, partner, ecc., possono fare una segnalazione.

La politica può essere utilizzata per segnalare sospetti di potenziali illeciti o violazioni di leggi e regolamenti (inter) nazionali all'interno o riguardanti DAF. Esempi:

• Possibili reati o violazioni di leggi e regolamenti (inter) nazionali;
• Violazioni del Codice di Condotta PACCAR, delle Politiche Standard PACCAR, delle regole di conformità o di altre politiche interne di DAF/PACCAR; o
• Minacce all'ambiente, alla salute pubblica, alla sicurezza personale o al corretto funzionamento dell'azienda a causa di azioni o omissioni improprie.

Se sospetto o sei a conscenza di potenziali illeciti e/o violazioni, puoi segnalarlo alla tua persona di contatto in DAF. Se questo canale di segnalazione non è un'opzione, puoi utilizzare la PACCAR Ethics Hotline, dove è possibile effettuare segnalazioni anonime se desiderato. Puoi anche discutere confidenzialmente le tue preoccupazioni con il Direttore di Compliance di DAF prima di effettuare una segnalazione, se lo desideri. Puoi farlo contattando il nostro Ufficio di Compliance tramite il modulo di contatto qui sotto.

Puoi anche richiedere all'autorità competente (vedi sotto 'Come puoi fare una segnalazione') informazioni, consulenze e supporto riguardo alla segnalazione di una (sospetta) irregolarità o di una violazione del diritto dell'Unione (normativa locale ed europea).

Se scegli di seguire questo politica di segnalazione di DAF, puoi effettuare una segnalazione scritto o verbale alla tua persona di contatto in DAF o al Direttore di Compliance tramite il modulo di contatto. Alternativamente, ciò può essere fatto in forma anónima. Se desideri fare una segnalazione completamente anonima, puoi utilizzare la linea di etica di PACCAR. Maggiori informazioni sulla linea di etica di PACCAR possono essere trovate nella sezione 'Domande frequenti'/'FAQs' sul sito web della PACCAR Ethics Hotline.

Nel fare una segnalazione di presunti illeciti, questa deve essere effettuata in buona fede e supportata da informazioni rilevanti nella misura del possibile.

Invece di effettuare una segnalazione da DAF, puoi anche effettuare una segnalazione diretta all'autorità competente (esterna) in merito a presunti illeciti o violazioni del diritto dell'UE (leggi e regolamenti locali ed europei). Le autorità competenti includono:

1. Autorità Nazionale Anticorruzione;
2. Autorità Garante della Concorrenza e del Mercato;
3. Garante per la protezione dei dati personali;
4. Banca d’Italia;
5. Agenzia delle Entrate;
6. Ministero dell’Interno;
7. Ministero della Giustizia;
8. Organizzazioni e enti amministrativi, o loro parti, designati con provvedimento amministrativo generale o regolamentazione ministeriale.

La segnalazione diretta al tuo contatto presso DAF, al Direttore della Compliance o tramite la PACCAR Ethics Hotline è preferita da DAF, poiché in questo modo l'irregolarità o la violazione possono essere affrontate nel modo più rapido possibile.

Una volta ricevuta una segnalazione, questa verrà inoltrata al Direttore per la Conformità. DAF è tenuta a trattare la segnalazione in modo confidenziale. Tutte le persone coinvolte nella gestione della segnalazione non divulgheranno l'identità del segnalatore o delle altre parti coinvolte senza il consenso scritto esplicito del segnalatore e tratteranno le informazioni sulla segnalazione in modo confidenziale.

Il Direttore per la Conformità, o una persona designata da lui se necessario, valuterà innanzitutto l'azione appropriata da intraprendere e la necessità di eventuali indagini basate sulla segnalazione. Il Direttore per la Conformità invierà tempestivamente, ma non oltre sette giorni, al segnalante una conferma di ricevuta della segnalazione. La segnalazione verrà registrata dal Direttore per la Conformità in un registro appositamente designato.

Il Direttore per la Conformità, non appena possibile, presenterà al Comitato per l'Integrità una proposta di indagine basata sulla segnalazione, a meno che:

• La segnalazione non sia ragionevolmente fondata, o
• Sia chiaro in anticipo che la segnalazione non riguarda un illecito, un sospetto di illecito o una violazione o un rischio di violazione di leggi e regolamenti (inter) nazionali.

Se il Comitato per l'Integrità decide di non avviare un'indagine, il Direttore per la Conformità informerà il segnalante entro due settimane dalla presentazione della segnalazione. Tale decisione sarà accompagnata da motivazioni.

Se il Comitato per l'Integrità decide di avviare un'indagine, il Direttore per la Conformità informerà il segnalante di ciò entro due settimane dalla presentazione della segnalazione.

Ai fini dell'indagine a seguito di una segnalazione, il Direttore per la Conformità ha l'autorità di richiedere tutti i documenti pertinenti e di intervistare tutte le parti ritenute necessarie per la formazione del loro parere al Comitato per l'Integrità.

Se vengono fornite informazioni che devono rimanere confidenziali per la loro natura, saranno riportate al Direttore per la Conformità.

Il Direttore per la Conformità può avvalersi di esperti per ottenere le informazioni necessarie.

Il Direttore per la Conformità, il prima possibile dopo aver ricevuto la segnalazione, documenterà le conclusioni in una relazione di consulenza indirizzata al Comitato per l'Integrità. La relazione di consulenza descriverà la validità della segnalazione e, se del caso, formulerà raccomandazioni.

La relazione di consulenza con le raccomandazioni verrà fornita al Comitato per l'Integrità, in forma anonima  se necessario per proteggere il segnalante  e nel rispetto della riservatezza delle informazioni fornite al Direttore per la Conformità.

Entro un massimo di tre mesi dalla ricezione della segnalazione, il Direttore per la Conformità o un membro del Consiglio di Amministrazione informerà per iscritto il segnalatore e ogni persona interessata dalla segnalazione della posizione del Comitato per l'Integrità riguardo alla segnalazione. In casi eccezionali, questo periodo può essere prorogato. Il Direttore per la Conformità informerà per iscritto il segnalante di tale proroga, indicando le ragioni.

I segnalanti che effettuano segnalazioni in buona fede di illeciti coperti da questa politica non saranno intimiditi o svantaggiati (divieto di ritorsioni), né subiranno altre conseguenze negative (ad esempio, riguardo al loro impiego) per aver espresso le proprie preoccupazioni. Questo divieto di ritorsioni si applica anche alle persone che sostengono il segnalante e/o altre terze parti coinvolte. Le ritorsioni includono, ma non sono limitate a:

1. Molestie, ed emarginazione del segnalante;
2. Formulazione di accuse infondate o sproporzionate riguardo alle prestazioni del segnalante;
3. Imposizione di effettive restrizioni di ricerca, comunicazione, ambiente di lavoro e/o contatti nei confronti del segnalante o dei colleghi del segnalante, in qualsiasi forma;
4. Intimidazione del segnalante minacciando determinate misure o azioni se la segnalazione viene portata avanti.

DAF non tollera alcuna forma di intimidazione o ritorsione e adotterà misure disciplinari nei confronti di colleghi o superiori rilevanti se necessario.

Il divieto di ritorsione non si applica nei casi di lamentele personali, critiche alle scelte di politica effettuate o obiezioni di coscienza. Il divieto di ritorsione non si applica inoltre se il segnalante agisce per un proprio guadagno personale o se vengono fatte accuse false intenzionalmente, per motivi impropri o con intenti illegittimi.

Se il segnalante ritiene di essere punito a causa della sua posizione di segnalante di presunti illeciti o per aver partecipato a un’indagine a successiva a una segnalazione, viene incoraggiato a segnalarlo immediatamente all'Ufficio per la Conformità o direttamente al Direttore per la Conformità, affinché DAF possa adottare le misure appropriate.

Se il segnalante ritiene di essere punito a causa della sua posizione di segnalante di presunti illeciti o per aver partecipato a un'indagine successiva a una segnalazione, viene incoraggiato a segnalare immediatamente ciò al suo supervisore, all'Ufficiale Locale per la Conformità o al Direttore per la Conformità, affinché DAF possa adottare le misure appropriate. Se risulta che il segnalante sia stato personalmente coinvolto in presunti illeciti, la segnalazione degli illeciti non esonera il segnalatore da potenziali misure (disciplinari) da parte di DAF o da responsabilità civili, penali o legali. Tuttavia, DAF terrà sempre conto del fatto che il segnalatore ha segnalato volontariamente e in buona fede i suoi sospetti di illeciti in conformità con questa politica.

Durante le indagini, DAF rispetterà le leggi e i requisiti applicabili in materia di privacy e protezione dei dati, come indicato nelle sue politiche interne.