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Politica sui whistleblower

 

DAF Trucks N.V. e tutte le entità DAF e PACCAR correlate ("DAF") ti incoraggiano a segnalare possibili illeciti. La PACCAR Ethics Hotline è stata introdotta per segnalare illeciti o potenziali violazioni del Codice di condotta PACCAR, delle norme interne PACCAR o delle leggi e dei regolamenti (inter)nazionali (la "PACCAR Ethics Hotline") e può essere utilizzata gratuitamente (online o telefonicamente). La PACCAR Ethics Hotline può essere utilizzata per qualsiasi segnalazione ai sensi della Direttiva UE sul whistleblowing o della legislazione nazionale implementata in base a tale Direttiva.

 
 
  • Chi può presentare una segnalazione?

    Possono presentare un rapporto tutti gli individui che hanno (o hanno avuto) un contratto di lavoro con DAF e tutti gli individui che altrimenti svolgono (o hanno svolto) un lavoro per DAF. Anche gli stakeholder esterni di DAF, come fornitori, candidati, partner commerciali, ecc., possono presentare un rapporto.

  • Quali questioni rientrano in questa politica?

    La politica può essere utilizzata per segnalare sospetti di possibili illeciti o violazioni di leggi e regolamenti (inter)nazionali all'interno o da parte di DAF. Esempi includono:

    • (Possibili) reati penali o violazioni di leggi e regolamenti (inter)nazionali;
    • Violazioni del Codice di condotta PACCAR, delle Politiche standard PACCAR, delle norme di conformità o di altre politiche interne di DAF/PACCAR; o
    • Minacce all'ambiente, rischi per la salute pubblica, rischi per la sicurezza personale o rischi per il corretto funzionamento dell'azienda dovuti ad azioni o omissioni improprie.
  • A chi puoi chiedere consiglio?

    Se sospetti o sei a conoscenza di possibili illeciti e/o violazioni, puoi segnalarli al tuo referente DAF abituale. Se quel canale di segnalazione non è un'opzione, puoi utilizzare la PACCAR Ethics Hotline, dove puoi presentare una segnalazione anonima se lo desideri. Puoi anche discutere le tue preoccupazioni in modo confidenziale con il Compliance Director prima di presentare una segnalazione. Il contatto può essere stabilito tramite il nostro Compliance Office utilizzando il modulo di contatto sottostante.

    Puoi anche richiedere informazioni, consigli e supporto in merito a sospetti illeciti o violazioni del diritto dell'Unione (leggi e regolamenti locali ed europei) alla Whistleblowers Authority o ad altre autorità (vedi esempi olandesi nella sezione "Come presentare una segnalazione") nel tuo paese (se applicabile).

  • Come si può presentare una segnalazione?

    Se scegli di seguire la politica di segnalazione di DAF, puoi presentare una segnalazione scritta o orale al tuo referente DAF abituale. Se lo desideri, puoi farlo anche in forma anonima. Se vuoi presentare una segnalazione completamente anonima, puoi utilizzare la PACCAR Ethics Hotline. Ulteriori informazioni sulla PACCAR Ethics Hotline sono disponibili sul sito Web della PACCAR Ethics Hotline nella sezione FAQ.

    Quando si presenta una segnalazione di sospetti di possibili illeciti, è necessario farlo in buona fede e supportarla, per quanto possibile, da informazioni pertinenti.

    Invece di effettuare una segnalazione tramite la procedura di DAF, è anche possibile effettuare una segnalazione direttamente all'autorità competente (esterna) in merito a sospetti di illeciti o violazioni del diritto dell'Unione (leggi e regolamenti locali ed europei). Le autorità competenti includono (specifiche per paese, in questo caso autorità olandesi):

    • L'Autorità per i consumatori e i mercati (ACM);
    • L'Autorità olandese per i mercati finanziari (AFM);
    • L'Autorità olandese per la protezione dei dati (AP); La Banca centrale olandese (DNB);
    • La Whistleblower Authority;
    • L'Healthcare and Youth Inspectorate (IGZ);
    • La Dutch Healthcare Authority (NZ);
    • L'Autorità per la sicurezza nucleare e la protezione dalle radiazioni (ANVS);
    • Organizzazioni e organi amministrativi o parti di essi designati da un ordine amministrativo generale o da un regolamento ministeriale.

      Preferiamo segnalare tramite la procedura DAF perché consente di affrontare più rapidamente il sospetto illecito o la violazione e, se segnalato esternamente, DAF perde l'opportunità di un'indagine interna.
  • Cosa succede quando si presenta una segnalazione?
    Una volta ricevuto un rapporto, questo viene inoltrato al Compliance Director. DAF deve trattare il rapporto in modo confidenziale. Tutti gli individui coinvolti nella gestione di un rapporto non devono rivelare l'identità del segnalante o di altre parti coinvolte senza l'esplicito consenso scritto del segnalante e devono trattare le informazioni sul rapporto in modo confidenziale.

    Il Compliance Director, o una persona da lui/lei designata se necessario, valuta innanzitutto quali azioni devono essere intraprese e quali indagini (se necessario) devono essere condotte in base al rapporto. Il Compliance Director invia tempestivamente, ma non oltre sette giorni, una conferma di ricezione del rapporto al segnalante. Il Compliance Director registra il rapporto in un registro dedicato.

    Il Compliance Director assicura che il rapporto sia documentato per iscritto e presenta tale documentazione al segnalante per conferma e firma. Il segnalante riceve una copia di tale documentazione.

    Il Compliance Director invia una proposta di indagine al Comitato per l'integrità il prima possibile dopo la segnalazione, a meno che:

    a) La segnalazione non sia basata su ragionevoli motivi, o

    b) È chiaro in anticipo che la segnalazione non riguarda un illecito, un sospetto di illecito o una violazione o un rischio di violazione di leggi e regolamenti (inter)nazionali.

    Se il Comitato per l'integrità decide di non condurre un'indagine, il Compliance Director informa il segnalante entro due settimane dalla presentazione della segnalazione. Questa decisione è motivata.

    Se il Comitato per l'integrità decide di condurre un'indagine, il Compliance Director informa il segnalante entro due settimane dalla presentazione della segnalazione.
  • Come viene condotta l'indagine?

    Ai fini dell'indagine successiva a una segnalazione, il Compliance Director è autorizzato a richiedere tutti i documenti interni pertinenti e a intervistare tutte le parti interessate che ritiene necessarie per formulare il proprio parere al Comitato per l'integrità.

    Se vengono fornite informazioni che devono rimanere riservate a causa della loro natura riservata, ciò viene segnalato al Compliance Director. Il Compliance Director può ingaggiare esperti per ottenere le informazioni necessarie.

    I costi associati a ciò vengono sottoposti all'approvazione del Comitato per l'integrità prima dell'incarico.

  • Rapporto di consulenza

    Il Compliance Director documenta quanto prima possibile dopo aver ricevuto il rapporto i suoi risultati in un rapporto di consulenza indirizzato all'Integrity Committee. Il rapporto di consulenza descrive la validità del rapporto e può includere raccomandazioni.

    Il rapporto di consulenza con raccomandazioni viene fornito all'Integrity Committee in forma anonima, se necessario, per proteggere il segnalante e in conformità con la natura riservata delle informazioni fornite al Compliance Director.

  • Posizione del Comitato per l'integrità

    Entro un massimo di tre mesi dal ricevimento del rapporto, il Compliance Director o un membro della direzione informa per iscritto il segnalante e qualsiasi persona interessata dal rapporto della posizione sostanziale dell'Integrity Committee in merito al rapporto. In casi eccezionali, questo periodo può essere esteso. Il Compliance Director ne informa per iscritto il segnalante, specificandone le motivazioni.

  • Come viene protetto un giornalista?

    I reporter che presentano segnalazioni di illeciti coperti da questa politica in buona fede non saranno intimiditi o svantaggiati (politica di non ritorsione) o affronteranno altre conseguenze negative per aver espresso le loro preoccupazioni.

    Questa politica di non ritorsione si applica anche a chiunque assista il reporter e/o qualsiasi altra terza parte coinvolta. La ritorsione include, ma non è limitata a:

    • Mobbing, ignoranza ed esclusione del reporter;
    • Fare accuse infondate o sproporzionate in merito alle prestazioni del reporter;
    • Imporre divieti effettivi di indagine, di parola, di lavoro e/o di contatto al reporter o ai colleghi del reporter, in qualsiasi forma o formulazione;
    • Intimidire il reporter minacciando determinate misure o comportamenti se la segnalazione viene perseguita.


    DAF non tollera alcuna forma di intimidazione o ritorsione e adotterà misure disciplinari nei confronti dei colleghi o dei responsabili interessati, se necessario. La politica di non ritorsione non si applica in caso di reclami personali, critiche alle scelte politiche o obiezioni di coscienza. La politica di non ritorsione non si applica inoltre se il segnalatore agisce per guadagno personale o fa false accuse fatte consapevolmente, per motivi impropri o con intenti malevoli.

    Se un segnalatore ritiene di essere punito a causa della sua posizione di segnalatore di presunti illeciti o perché partecipa a un'indagine a seguito di una segnalazione, è incoraggiato a segnalarlo immediatamente al Compliance Director, in modo che DAF possa adottare misure appropriate.

    Se si scopre che il segnalatore è stato personalmente coinvolto in presunti illeciti, la segnalazione non esonera il segnalatore da possibili misure da parte di DAF o da responsabilità civile, penale o legale. Tuttavia, DAF terrà sempre in considerazione il fatto che un segnalatore ha segnalato volontariamente e in buona fede i propri sospetti di illeciti in conformità con questa politica. DAF rispetterà le leggi e i requisiti applicabili in materia di privacy e protezione dei dati durante le indagini, come stabilito nella sua informativa sulla privacy.

 
 

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